Begründung/Erläuterung:
Die stadtweite Einführung der elektronischen Akte (e-Akte) ist ein komplexes Vorhaben. Momentan wird mit einer Projektlaufzeit von zehn Jahren und länger kalkuliert. Beim Gesamtpersonalrat häufen sich die Anfragen aus der Belegschaft, dass die e-Akte dringend benötigt wird, um überhaupt mobil Arbeiten bzw. Homeoffice machen zu können. Die e-Akte hat eine fundamentale Bedeutung für weitere Digitalisierungsvorhaben. Deshalb bitten wir darum die Projektlaufzeit zu verkürzen und die e-Akte stadtweit zügig zur Verfügung zu stellen.
Insbesondere im Amt für öffentliche Ordnung (AföO) ist eine schnellstmögliche Umstellung auf die e-Akte ein unverzichtbarer Baustein, um ein zeitgemäßes Arbeiten in einer digitalisierten Arbeitsumgebung zu ermöglichen und auch auf diese Weise Personal zu gewinnen und zu halten. Zudem gebietet die aktuell desolate Situation ein schnelles Handeln.
Wir beantragen:
- Die e-Akte sollte priorisiert in Ämter bzw. Abteilungen eingeführt werden, die mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten und damit datenschutzrelevant sind.
- Das Projekteteam e-Akte beim Amt für Digitalisierung (Amt 17) wird von 5 auf mindestens 10 Stellen aufgestockt.
- In den Ämtern werden Stellen für Fachkräfte, sog. „e-Akten-Koordinator:innen“, geschaffen, die Ansprechpartner:innen sind und das Projekteteam von Amt 17 unterstützen.
- Aufstockung des LHS-Scan-Team von 4 auf 10 Stellen.
- Die Dokumente sollen mit einer Auflösung der Druckdaten in Höhe von 127 dpi eingescannt werden anstatt mit 300 dpi. Die Scanqualität ist völlig ausreichend und es wird massiv Speicher- bzw. Serverkapazität eingespart.
- Für Abteilungen mit einer e-Akte wird ein zweiter Monitor zum Arbeitsstandard.
