Projektleiter:innen für E-Akte – FrAKTION im Gemeinderat Stuttgart

Begründung/Erläuterung:

Beantragt werden 3,5 Projektleiter/-innen-Stellen zur Einführung der stadtweiten E-Akte für das Sachgebiet Digitalisierungsprojekte und Veränderungsmanagement bei der Abteilung Organisationsstrategie und –entwicklung von DO.IT – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT. Die Schaffung der Stellenkapazität ist notwendig aufgrund des Transformationsprozesses innerhalb der Stadtverwaltung auf Basis der Digital MoveS-Strategie (DMS). Damit verbunden ist eine erhebliche Arbeitsvermehrung bzw. kommen neue Aufgaben hinzu.

Neben der elektronischen Dokumentenverwaltung (Erfassung, Ablage etc.) als klassisches Einsatzfeld für DMS-Anwendungen sollen künftig auch die verwaltungstechnischen Arbeitsabläufe (Workflows) digital abgewickelt werden. Die effizienten und standardisierten Geschäftsprozesse sollen somit ebenfalls digital abgebildet werden, wodurch schließlich eine vollständige elektronische Bearbeitung der Verwaltungsvorgänge ermöglicht werden soll. Die rechtliche Basis der Digitalisierungswelle ist das Onlinezugangsgesetz (OZG) vom 14. August 2017. Es verpflichtet die Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen alle Verwaltungsleistungen bis 31.12.2022 auch online anzubieten (Frontend). Die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitsabläufe sind transformativer Natur und betreffen neben der Bereitstellung der Online-Services insb. die internen Arbeitsabläufe und -inhalte (Backend).

In der Vergangenheit wurden unterschiedliche DMS-Systeme innerhalb der Stadtverwaltung eingesetzt. Diese sollen konsolidiert und durch das neu beschafften DMS d.velop documents abgelöst werden. Aktuell erfolgt die Einrichtung des Systems. Parallel werden die Ämter beraten, wie sie ihre Akten digitalisieren können.

Die Einführung der stadtweiten E-Akte ist eines der zentralsten Projekte der nächsten Dekade und wird von zentraler Bedeutung für die erfolgreiche Digitalisierung der Stadtverwaltung sein.

Es ist nicht möglich, weitere Projektleiter/-innen aus dem Sachgebiet Digitalisierungsprojekte und Veränderungsmanagement mit dieser Aufgabe dauerhaft zu betrauen, da alle vorhandenen Kapazitäten durch andere Projekte (Digitalisierung HR, Einführung Mitarbeiterportal) gebunden sind. Aufgrund der Arbeits- und Auftragslage ist mittel- bis langfristig nicht mit einer Veränderung zu rechnen. Ohne die beantragten Stellen kann die wichtige Aufgabe nicht geleistet werden.

Hierzu bedarf es ausreichender zeitlicher Ressourcen, die den genannten zusätzlichen Personalbedarf auslösen.

Die stadtweite Einführung der E-Akte ist ein langfristiges Projekt, das im Anschluss regelmäßigen Betreuungsbedarf und Beratungsaufwand nach sich zieht. Es ist daher notwendig die Stellen ohne Befristung zu schaffen.

Wir beantragen:

Die in der Tabelle aufgeführten Stellen für die E-Akte zu schaffen.

Änderung Stellenplan
Im Zusammenhang mit diesem Antrag wird die Schaffung von (oder: Änderung von KW-Vermerken an) folgenden Stellen im Stellenplan der Landeshauptstadt Stuttgart beantragt: